Cet onglet permet de définir les paramètres d’archivage du document traité par l’imprimante virtuelle Ededoc, à savoir:
-Le nom du fichier
-L’archivage Le dépôt ou non dans le Cloud (portail wec Ededoc)pour que le workflow affecté puisse utiliser le document
-La signature numérique du document (via un certificat numérique installé sur le poste)
-Le cryptage du document
Paramètres d’archivage:
Nom du fichier:
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Le nom du fichier
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Il est possible d'utiliser les méta-expressions dans le nom du document.
Pour insérer la valeur d'une métadonnée il faut utiliser la masque de saisie suivante : {@METANOM}.
Le champ METANOM doit être un nom valid d'une métadonnée qui a été définie par
l'administrateur dans la config.
Exemple d'usage de la masque : {@N°Devis} =>DE000001
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est obligatoire. Il permet d’attribuer un nom à l’archive du document qui sera traité par l’imprimante virtuelle.
On peut insérer une variable dans le nom du document qui sera automatiquement remplacée à chaque traitement de document. Le texte “fixe” devra être écrit entre guillemets.
Pour insérer une méta-donnée dans le nom du fichier, utiliser la commande CTRL+M
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Exemple
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Emplacement :
Tous les documents sont stockés dans le dossier de la société.
Mais on peut classer les documents dans sous-dossiers par code client ou date de document.
Dans ce cas il faut saisir l'emplacement de stockage qui est toujours relatif au dossier de stockage de la société.
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: "Facture n° {@NumFacture}" => Si le numéro de facture traitée par l’imprimante virtuelle est FA12345, le nom du document archivé sera “Facture n° FA12345”
| Info |
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Il n’est pas nécessaire de mettre l’extension .pdf dans le nom du fichier, le système le rajoute automatiquement. |
On peut utiliser la fonction IF pour faire un test et construire le nom en fonction du résultat : IF(${MontantNet}>1500, « FacturePro », « FacturePart ») & « n° » & ${NumFacture} -> Si le montant est >1500€ cela mettra FacturePro, sinon FacturePart; et rajoutera le n° de facture.
Ainsi, le traitement du document FA12345 d’un montant>1500€ avec cette configuration se nommera: FacturePro n°FA12345
Archivage dans portail: Paramétrage de l’archivage dans le portail web Ededoc.
Archiver le document de le Cloud: Cette case doit être nécessairement cochée dès qu’un document est traité par un workflow. En effet, pour que le workflow puisse traiter le document, il doit être déposé temporairement dans le Cloud.
Ce champ n’a pas de rapport avec l’archivage long terme du document dans le portail Web Ededoc mais seulement avec le traitement du document. L’archivage long terme est défini par la licence du produit Ededoc.Vérifier les doublons: Permet de gérer et choisir une option de traitement des doublons:
Case à cocher: Si cette case est cochée, alors le système vérifie et notifie la présence d’un doublon. Cela signifie qu’un document porte déjà le même nom.
A ce stade, le système ne remplace pas l’ancien document, un pop-up apparaîtra pendant le traitement vous proposant 2 choix: le remplacement ou l'archivage de ce nouveau document (en sus du précédent).
Il est possible d’ajouter une donnée de vérification d’un doublon via la liste déroulante proposant la liste des métadonnées créées dans l’onglet “Métadonnées”Remplacer automatiquement les doublons: Si cette case est cochée, alors le système remplacera automatiquement l’ancien document portant le même nom avec le nouveau.
| Info |
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Les 2 cases à cocher précédentes sont interdépendantes l’une de l’autre. L’une peut être activée sans l’autre, les 2 peuvent être cochées ou décochées. |
| Note |
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Pour pouvoir remplacer le document dans le Cloud, l’utilisateur doit être autorisé à consulter tous les documents du classeur et à pouvoir les supprimer. |
Signature numérique: Si la case est cochée, cela signifie que l’utilisateur devra signer numériquement le document afin de pouvoir le traiter et l’archiver. Cela implique la détention par l’utilisateur d’une signature numérique. Cette dernière devra être plus ou moins sécurisée en fonction des documents traités.
L’activation de la signature peut être conditionnée via l’utilisation d’une expression VB de type “Booléenne” renvoyant “vrai” ou “faux” et permettant la signature ou non pendant le traitement du document.
Si la case est cochée sans expression VB, alors chaque document traité devra être signé numériquement. Pour limiter la signature numérique à certains documents, il faut cocher la case et inscrire une expression VB qui permettra de filtrer les documents à signer.
Activer le cryptage: L’activation de ce champ va permettre de crypter les documents confidentiels lors de leur archivage dans le Cloud Ededoc. Le document PDF sera crypté avec le certificat numérique du cloud Ededoc lors de son enregistrement dans le dossier de stockage.
L’activation du cryptage peut être conditionné via l’utilisation d’une expression VB de type “Booléenne” renvoyant “vrai” ou “faux” validant ou non l’enregistrement crypté du document.
Si la case est cochée sans expression VB, alors chaque document traité devra être signé numériquement. Pour limiter la signature numérique à certains documents, il faut cocher la case et inscrire une expression VB qui permettra de filtrer les documents à signer.
Aperçu de l’onglet Archivage:
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