Cet onglet permet de définir les paramètres d’archivage du document traité par l’imprimante virtuelle Ededoc, à savoir:
-Le nom du fichier
-L’archivage Le dépôt ou non dans le Cloud (portail wec Ededoc)pour que le workflow affecté puisse utiliser le document
-La signature numérique du document (via un certificat numérique installé sur le poste)
-Le cryptage du document
Paramètres d’archivage:
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| Info |
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Il n’est pas nécessaire de mettre l’extension .pdf dans le nom du fichier, le système le rajoute automatiquement. |
On peut utiliser la fonction IF pour faire un test et construire le nom en fonction du résultat : IF(${MontantNet}
>0>1500,
« Facture »« FacturePro »,
« Avoir »« FacturePart ») & « n° » & ${NumFacture} -> Si le montant est
positif>1500€ cela mettra
FactureFacturePro, sinon
AvoirFacturePart; et rajoutera le n° de facture.
Ainsi, le traitement du document FA12345 d’un
montant>0 montant>1500€ avec cette configuration se nommera:
FactureFacturePro n°FA12345
Archivage dans la GEDportail: Paramétrage de l’archivage dans le portail web Ededoc. GED signifiant Gestion Electronique de Documents.
Archiver le document de le Cloud: Si cette case est cochée, alors le document traité par l’imprimante virtuelle Ededoc sera archivé dans le portail web.
Type document: Le type de document est obligatoire et correspond au classeur dans lequel sera stocké l’archive sur le portail web Ededoc.
En cliquant sur le bouton à droite du champ, on peut créer un nouveau type de document ou classement.Emplacement: Permet de classer les documents dans des sous-dossiers par code client ou date de document. On peut utiliser les méta-expressions dans le nom de l'emplacement.Cette case doit être nécessairement cochée dès qu’un document est traité par un workflow. En effet, pour que le workflow puisse traiter le document, il doit être déposé temporairement dans le Cloud.
Ce champ n’a pas de rapport avec l’archivage long terme du document dans le portail Web Ededoc mais seulement avec le traitement du document. L’archivage long terme est défini par la licence du produit Ededoc.Vérifier les doublons: Permet de gérer et choisir une option de traitement des doublons:
Case à cocher: Si cette case est cochée, alors le système vérifie et notifie la présence d’un doublon. Cela signifie qu’un document porte déjà le même nom.
A ce stade, le système ne remplace pas l’ancien document, un pop-up apparaîtra pendant le traitement vous proposant 2 choix: le remplacement ou l'archivage de ce nouveau document (en sus du précédent).
Il est possible d’ajouter une donnée de vérification d’un doublon via la liste déroulante proposant la liste des métadonnées créées dans l’onglet “Métadonnées”Remplacer automatiquement les doublons: Si cette case est cochée, alors le système remplacera automatiquement l’ancien document portant le même nom avec le nouveau.
| Info |
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Les 2 cases à cocher précédentes sont interdépendantes l’une de l’autre. L’une peut être activée sans l’autre, les 2 peuvent être cochées ou décochées. |
| Note |
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Pour pouvoir remplacer le document dans le Cloud, l’utilisateur doit être autorisé à consulter tous les documents du classeur et à pouvoir les supprimer. |
Signature numérique: Si la case est cochée, cela signifie que l’utilisateur devra signer numériquement le document afin de pouvoir le traiter et l’archiver. Cela implique la détention par l’utilisateur d’une signature numérique. Cette dernière devra être plus ou moins sécurisée en fonction des documents traités.
L’activation de la signature peut être conditionnée via l’utilisation d’une expression VB de type “Booléenne” renvoyant “vrai” ou “faux” et permettant la signature ou non pendant le traitement du document.
Si la case est cochée sans expression VB, alors chaque document traité devra être signé numériquement. Pour limiter la signature numérique à certains documents, il faut cocher la case et inscrire une expression VB qui permettra de filtrer les documents à signer.
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